واجبات ومسؤوليات السكرتير
واجبات ومسؤوليات السكرتير
واجبات ومسؤوليات السكرتير
يقوم الشخص الذي يعمل سكرتيرًا بأعمال مكتبية وتنظيمية وأعمال مكتبية تختلف باختلاف المكان الذي يعمل فيه.
أعمال مثل مقابلة الأشخاص القادمين إلى مكان العمل ، وإجراء ومتابعة مواعيد كبار المديرين والأشخاص القادمين إلى المكتب ، والرد على الهواتف تحت إدارة السكرتير.
إذا عدنا الأعمال التي تمت في مهنة السكرتارية بشكل عام:
الرد على المكالمات الواردة وإدارة العملية.
الترحيب بالأشخاص الذين يأتون إلى مكان العمل والتأكد من عقد الاجتماعات حسب الموعد.
لجعل نظام المواعيد مناسبًا باتباع نظام المواعيد.
تذكير الاجتماعات لكل من المديرين والأشخاص الذين سيأتون إلى مكان العمل ويلتقون في الأيام التي تسبق الاجتماع.
تذكير من خلال متابعة أسفار المديرين ، وإجراء ترتيبات السفر والإقامة وفقًا للحالة.
للتواصل والاحتفاظ بتقرير إذا كان سيتم الاتصال بمكان عمل آخر.
نظرًا لأن الشخص الذي يقوم بوظيفة السكرتارية على اتصال مباشر مع المديرين والأشخاص الذين يأتون إلى مكان العمل ، فقد يكون لديه أيضًا معلومات خاصة حول مكان العمل. في هذا الصدد ، يجب على الشخص الذي يقوم بوظيفة السكرتارية الاحتفاظ بسرية المعلومات الخاصة بمكان العمل.
يجب أن يكون لدى الشخص الذي يؤدي مهنة السكرتارية لغة فعالة كتابيًا وشفهيًا. يجب أن ينتبه إلى التفاصيل وأخذ زمام المبادرة عند الضرورة.
على سبيل المثال ، إذا كان مالك النشاط التجاري ذاهبًا في رحلة بعد أسبوع ، فيجب عليه إنشاء الاتصالات اللازمة حول مكان الإقامة والمركبة التي ستسافر بها.
من المتوقع أن يكون لدى الشخص الذي سيقوم بوظيفة السكرتارية مهارات الكمبيوتر الأساسية.